Press tour: cos'è, a cosa serve e come organizzarlo

Il Press Tour, detto anche viaggio stampa, è un evento organizzato per promuovere l’offerta di un’azienda, una startup o un personaggio pubblico.

In questo articolo, vedremo cos’è un press tour, a cosa serve e come organizzarlo al meglio.

Iniziamo.

Cos'è un press tour

Il Press Tour (detto anche viaggio stampa) è un evento in presenza o online, organizzato per promuovere e diffondere informazioni su un prodotto, un servizio o un progetto.

L’obiettivo è duplice: ottenere una copertura mediatica positiva e riuscire a raggiungere un pubblico più ampio.

Durante un press tour, rappresentanti dei media (giornalisti, blogger, influencer) vengono invitati a partecipare a una serie di incontri, presentazioni, dimostrazioni o visite guidate, volte a fornire informazioni approfondite e opportunità di interviste.

Normalmente un Press Tour è organizzato da agenzie specializzate o da Digital PR, che dialogano con i giornalisti e scelgono l’approccio giusto in base alla realtà di cui parlano.

Il Press Tour offre diversi vantaggi, tra cui:

• Copertura Mediatica: potrai far parlare i media della tua azienda e offerta;
• Opportunità di Networking: ti permetterà di conoscere contatti interessanti per far crescere il tuo business;
• Controllo sul messaggio: scegliere come far parlare della tua azienda è fondamentale per posizionarti nel modo giusto;
• Coinvolgimento diretto dei media: è un’occasione unica per attirare nello stesso momento tanti media diversi, per ottenere interviste esclusive.

Press tour: quando ha senso per una startup o azienda

Il Press Tour è uno strumento efficace, ma non adatto a tutte le situazioni. Può essere sconsigliato quando:

• i prodotti e servizi hanno bassa rilevanza mediatica: se sono poco innovativi potrebbero suscitare poco interesse da parte dei giornalisti;
• si ha un pubblico di nicchia o limitato: in questo caso, meglio optare per una comunicazione mirata, ad esempio attraverso le Digital PR;
• si ha un budget limitato: è meglio considerare alternative più economiche, come comunicati stampa o incontri individuali con i media.

Per far sì che un Press Tour abbia senso è necessario, prima di tutto, che ciò che vende la startup sia un prodotto o un servizio B2C. Ecco alcuni esempi in cui il press tour è uno strumento appropriato:

1. Una startup che vuole lanciare un nuovo prodotto innovativo può organizzare un press tour per consentire ai media di sperimentarlo di persona, scoprirne le funzionalità e comprenderne l’impatto sul settore.

2. Una startup che ha ricevuto riconoscimenti o premi significativi nel proprio settore può organizzare un Press Tour per condividere con i media l’entusiasmo, le motivazioni del premio, gli obiettivi raggiunti e le prossime tappe.

3. Il founder di una startup che vuole lanciare un nuovo libro può pianificare un press tour per organizzare presentazioni, letture pubbliche, firmacopie e interviste.

Da questi esempi si può notare che gli aspetti determinanti per un Press Tour efficace sono:

• il prodotto o servizio devono essere di facile fruizione;
• si devono promuovere prodotti, servizi o progetti ad alta rilevanza mediatica;
• i fondatori o il team di comunicazione dell’azienda deve essere disponibile a rispondere a qualsiasi tipo di domanda o curiosità dei media.

Come organizzare un press tour

Organizzare un Press Tour richiede una pianificazione accurata e un’attenta gestione dei dettagli. Ecco i 9 passi da seguire.

#1 – Definisci gli obiettivi

Stabilisci prima di tutto gli obiettivi del tuo press tour: creare consapevolezza, generare copertura mediatica, presentare un nuovo prodotto o servizio. Questo guiderà tutta la pianificazione e l’esecuzione del tour.

#2 – Identifica il target di giornalisti

Identifica i giornalisti e i media da invitare. Ricerca coloro che si occupano del tuo settore o che potrebbero essere interessati a ciò che hai da comunicare. Valuta la loro portata, credibilità e rilevanza per il tuo pubblico target.

#3 – Scegli le date, la durata e l'itinerario

Determina le date e la durata del press tour tenendo conto della disponibilità dei giornalisti, di eventi rilevanti nel tuo settore e del tempo necessario per una pianificazione accurata. Definisci anche l’itinerario, con tutte le tappe e una previsione delle tempistiche.

#4 – Crea un programma dettagliato

Prepara un programma dettagliato: determina quali attività, presentazioni, dimostrazioni o visite saranno incluse e in quale ordine. Pianifica tempo sufficiente per domande, discussioni e interazioni con i media.

#5 – Invia gli inviti stampa

L’invito stampa è il primo contatto che i media ricevono riguardo l’evento. Un invito ben realizzato può fare la differenza nel coinvolgimento dei media e nella buona riuscita dell’evento. I formati più comuni sono:

• un’email breve in cui vengono specificati l’occasione, la data e il luogo;
• un’email con allegato un invito vero e proprio (ad esempio una locandina);
• un’email che alleghi, oltre all’invito, anche il comunicato stampa, se si pensa che l’invito non dica abbastanza della startup.

Ecco un template di invito stampa che puoi adattare alla tua situazione:

Oggetto: [Nome Startup] offre un’esperienza per [Descrizione breve e concisa dell’esperienza]

Buongiorno [Nome Cognome],

[Nome Startup], che si occupa/permette/offre [Descrizione dell’attività], ti invita alla sua esperienza [Brevissima descrizione di cosa si farà all’evento] il [Data e ora dell’evento].

In caso accettassi, [descrivi i vantaggi che i media otterrebbero qualora accettassero].

[Nome del fondatore/i] racconteranno il progetto, la missione e gli obiettivi per il futuro dell’impresa.

Spero tu possa accettare questo invito e ti chiedo di farmelo sapere entro questa settimana, così da avviare l’organizzazione.

In caso di conferma, [specifica le informazioni e i dati che ti servono ai fini dell’organizzazione].

Per qualsiasi informazione aggiuntiva, non esitare a contattarmi.

Un caro saluto,

[Nome Cognome]

[Ruolo]

[Lever PR — wearelever.it]

Tieni presente che si tratta di un template generico, da adattare in base alla tua situazione specifica. Se hai dubbi su come personalizzarlo o preferisci affidarti a chi lo fa di mestiere, puoi prenotare una consulenza gratuita con il team di Lever PR.

#6 – Prepara i materiali

Prepara tutti i materiali necessari per il press tour: presentazioni, brochure, campioni di prodotti, documenti informativi. Assicurati di avere materiali sia stampati che digitali. Prepara anche le risposte alle domande frequenti e informazioni aggiuntive rilevanti per i media.

#7 – Occupati della logistica

Organizza tutti gli aspetti logistici: trasporto, alloggio, prenotazioni dei locali, catering e altri servizi necessari. Assicurati di coordinare orari e prenotazioni in modo da garantire che tutto si svolga senza intoppi.

#8 – Effettua una valutazione finale

Una volta concluso il Press Tour, dedica tempo al feedback:

• fai una valutazione per raccogliere feedback e misurare i risultati rispetto agli obiettivi prefissati;
• analizza la partecipazione dei media, la copertura mediatica ottenuta e l’efficacia complessiva del tour;
• invia ringraziamenti personalizzati ai giornalisti e media che hanno partecipato;
• usa il materiale raccolto durante il tour per creare contenuti aggiuntivi, come articoli, foto o interviste.

#9 – Assistenza prima, durante e dopo il Press Tour

Il rapporto con i giornalisti durante un press tour è leggermente diverso rispetto alla diffusione di un semplice comunicato. È importante che i giornalisti si sentano supportati durante tutto il percorso:

• offri informazioni aggiuntive e chiarimenti;
• suggerisci aneddoti, storie o curiosità per rendere il racconto interessante;
• monitora attentamente gli invitati, gestisci imprevisti e veicola informazioni chiave;
• invia una mail di promemoria prima dell’evento e un follow-up dopo, assicurandoti che i partecipanti abbiano il materiale necessario per i loro articoli.

Chi invitare al Press tour?

La scelta dei media da invitare a un press tour è di fondamentale importanza. Per selezionare i partecipanti, tieni conto di questi fattori:

• devono essere dello stesso settore in cui opera la startup, in modo da assicurarsi che siano interessati a ciò che la startup ha da offrire;
• devono godere di una certa reputazione e credibilità;
• devono avere uno stile di scrittura affine: l’angolazione, il punto di vista, il tone of voice;
• non sottovalutare le relazioni personali: se hai già stabilito rapporti con alcuni media del tuo settore, invitali.

Per i Press Tour in presenza è importante decidere quali giornalisti far viaggiare insieme, a seconda della loro specializzazione e personalità: l’obiettivo è creare armonia e far sentire tutti a proprio agio.

Sia un Press Tour in presenza che uno online hanno i loro vantaggi e svantaggi. La scelta dipenderà dalle esigenze, dal budget e dagli obiettivi della tua azienda. In alcuni casi, può essere utile combinare entrambe le modalità per massimizzare l’impatto.

Esempio di press tour: cosa rende efficace un viaggio stampa

Un press tour funziona quando il prodotto o servizio al centro dell’evento è qualcosa che i giornalisti possono sperimentare di persona. Il protagonista del press day deve essere ciò che viene presentato: questo è il principio che distingue un press tour riuscito da uno che si riduce a una presentazione generica.

Un esempio concreto: una startup che opera nel settore esperienziale o dei servizi digitali può organizzare un press tour invitando i giornalisti a provare il prodotto in diretta, raccogliendo reazioni spontanee che diventano il cuore della copertura mediatica successiva. In questo caso, allegare all’invito stampa un comunicato che racconta la storia e la missione della startup è una scelta efficace: dà ai media il contesto necessario per contestualizzare l’esperienza.

Le testate che tipicamente rispondono a questo tipo di iniziativa spaziano dai media verticali economici e finanziari, interessati alle realtà emergenti, a quelli più orientati al lifestyle e alla cultura, fino alle pubblicazioni di settore specializzate nell’innovazione. La combinazione giusta dipende dal posizionamento della startup e dal pubblico che si vuole raggiungere.

Organizzare un press tour: farlo da soli o affidarsi a un’agenzia

A questo punto puoi decidere di organizzare un press tour in autonomia, dedicando tempo a preparare l’evento, scrivere gli inviti stampa e i comunicati e gestire gli invitati.

In alternativa, puoi affidarti a chi si occupa di PR strategiche per startup e aziende: una struttura specializzata gestisce tutti gli aspetti del press tour — dalla selezione dei media alla logistica, dalla scrittura degli inviti al follow-up post-evento — liberando tempo da dedicare alla crescita del tuo business. Se vuoi capire cosa è realisticamente costruibile nel tuo contesto, puoi prenotare una consulenza gratuita con il team di Lever PR.